Gizlilik ve Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Veri sorumlusu: VİALİFE GROUP, Girne, Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti. İletişim ve başvuru adresi: [email protected].

2. İşlediğimiz kişisel veriler

Platformda yalnızca hizmetin yürütülmesi için gerekli veriler işlenir:

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, (varsa) telefon, tercih edilen dil.
• Mülk ve ilişki bilgileri: hangi daire / mülkle hangi sıfatla (malik, kiracı, temsilci vb.) ilişkili olduğunuz, ilişkiyi doğrulamak için incelenen belgenin türü ve tarihleri.
• Talep ve iletişim kayıtları: açtığınız talepler, yazışmalar, duyurular, teklifler ve bunlara verilen yanıtlar.
• Operasyon kayıtları: mülkünüze yapılan kontrol / bakım ziyaretleri, giriş yetkileri, raporlar ve rapor fotoğrafları, anahtar teslim kayıtları.
• Kasa defteri kayıtları: aidat ve site gelir-giderlerine ilişkin tutar, tarih, ödeme şekli, ilgili daire ve açıklama.
• Hesap ve güvenlik verileri: kullanıcı hesabı, rol ve yetkiler, parola (yalnızca geri döndürülemez biçimde), iki adımlı doğrulama kayıtları, oturum kayıtları, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve işlem (denetim) kayıtları.
• Personel ve iş ortakları için: görev atamaları, ziyaret başlangıç / bitiş beyanları ve yüklenen belgeler.

3. İşleme amaçları

Kişisel verileriniz şu amaçlarla işlenir:

• Site ve mülk yönetimi hizmetinin sunulması; taleplerin alınması, işlerin planlanması ve yürütülmesi.
• Maliklere mülkleriyle ilgili rapor, duyuru ve tekliflerin iletilmesi.
• Aidat tahsilatlarının ve site giderlerinin kayıt altına alınması ve yönetim kuruluna raporlanması.
• Hesap güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi ve işlemlerin izlenebilirliği.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda hakların korunması.
• Bilgilendirme e-postalarının (davet, parola sıfırlama, bildirim) gönderilmesi.

4. Hukuki gerekçeler

Verileriniz; sizinle veya temsil ettiğiniz siteyle kurulan yönetim / hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası, Vialife'ın tabi olduğu yasal yükümlülükler, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Vialife'ın meşru menfaati (ör. güvenlik kayıtları, hizmet kalitesi) ve gerektiğinde açık rızanız hukuki gerekçelerine dayanılarak işlenir.

Pazarlama amaçlı iletiler yalnızca ayrıca verilen açık rızayla gönderilir; bu rıza Hesabım → Bildirimler ekranından her zaman geri alınabilir.

5. Kimlerle paylaşıyoruz?

Verileriniz satılmaz. Yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve yetkiyle sınırlı olarak paylaşılır:

• Vialife'ın yetkili personeli (her kişi yalnızca görevinin gerektirdiği kayıtları görür).
• İşin yapılması için görevlendirilen taşeron / hizmet sağlayıcılar (yalnızca kendilerine atanan işle ilgili bilgiler).
• Site yönetim kurulu veya yetkili temsilcileri (site kasa defteri ve site geneli bilgiler).
• Altyapı hizmet sağlayıcıları: Platformun barındırıldığı sunucu hizmeti; alan adı, güvenlik ve trafik koruması için Cloudflare; şifrelenmiş yedekleme için Cloudflare R2 depolama; e-posta gönderim hizmeti. Bu sağlayıcıların altyapısı yurt dışında bulunabilir; aktarım yalnızca hizmetin sunulması için gerekli ölçüde ve uygun güvenlik önlemleriyle yapılır.
• Yasal olarak yetkili kamu kurum ve kuruluşları (yalnızca yasal zorunluluk hâlinde).

6. Saklama süreleri

Veriler, işleme amacının gerektirdiği süre ve yürürlükteki mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanır; sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

• Hesap ve ilişki kayıtları: yönetim / hizmet ilişkisi süresince ve sona ermesinden sonra olası uyuşmazlıklar için gerekli süre boyunca.
• Kasa defteri kayıtları: ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca. Mali kayıtlar silinmez; hatalı kayıtlar gerekçeli iptal ile işaretlenir.
• Güvenlik ve işlem (denetim) kayıtları: güvenlik ve hesap verebilirlik için gerekli süre boyunca.
• Toplu veri aktarımında kullanılan kaynak dosyalar: aktarım tamamlandıktan sonra en geç 90 gün içinde güvenli biçimde silinir.
• Yedekler: şifrelenmiş yedekler en fazla 180 gün saklanır ve bu sürenin sonunda silinir.

7. Güvenlik

Platform şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden çalışır. Yönetim yetkisi olan tüm hesaplarda iki adımlı doğrulama zorunludur. Erişim rol ve kapsam bazında sınırlandırılır; önemli işlemler kayıt altına alınır. Yüklenen dosyalar zararlı yazılım taramasından geçirilir ve internete açık olmayan özel bir alanda saklanır. Yedekler şifrelenerek ayrı bir konumda tutulur.

8. Haklarınız

Yürürlükteki mevzuat kapsamında Vialife'a başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
• Yasal şartlar oluştuğunda verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• İşlemeye itiraz etme ve verdiğiniz açık rızayı geri alma.
• Yasaya aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru

Taleplerinizi [email protected] adresine, kimliğinizi doğrulamamıza imkân verecek bilgilerle birlikte iletebilirsiniz. Başvurular en kısa sürede ve yürürlükteki mevzuatın öngördüğü süre içinde ücretsiz olarak yanıtlanır. Sonuçtan memnun kalmamanız hâlinde yetkili denetim makamına başvurma hakkınız saklıdır.

Sistem e-postaları [email protected] adresinden gönderilir; bu adrese gönderilen yanıtlar işlenmez.

10. Değişiklikler

Bu metin gerektiğinde güncellenir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler Platform üzerinden duyurulur.